Allgemein
Hier findet die Konfiguration der Userdaten statt (Feiertage, Arbeitsverhältnis, Namen, Wochenstunden, Überstunden, ...)
Speichern: Zeitschreibung wird mit allen Einträgen gespeichert und der Worksheet automatisch geschlossen
Druck: es wird eine Druckvoransicht der aktuell geöffneten Seite erstellt, die Seite kann daraufhin ausgedruckt werden
Konfiguration: alle benutzerspezifischen Eintäge der Zeitschreibung können hier eingegeben werden, ebenso können Passwörter verwaltet werden die den Zugriff auf die Inhalte der Exceldatei regeln so dass keine Unbefugten die Zeitschreibungsdaten einsehen können, gleichzeitig aber der jeweilige Vorgesetzte bzw eine zentralle Stelle Zugriff auf die Daten hat.
Anbei die Konfigurationsfelder und eine kurze Erklärung der Funktion:
im Konfigurationsbereich können alle benutzerspezifischen Daten eingegeben werden. Der Sheet ist Schreibgeschützt, es dürfen nur die dunkelblauen Felder befüllt werden. Hellblaue Felder beinhalten Einträge welche nicht vom Entwickler geändert werden können da es sich um gesetzliche Vorgaben handelt (z.B. km-Geld bei Reisen mit privatem KfZ)
FÜR INFOS ZUM PASSWORTSCHUTZ Userpasswort / Entwicklerpasswort / Bypass bzw für Sonderfunktionen für externe Firmen klicken Sie hier
ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN
Jahr: Voreinstellung 2014, eine Umstellung auf spätere Jahre (20xx) darf nicht gemacht werden da dafür weitere Änderungen erforlderlich sind. Verschobene Geschäftsjahre sind möglich (z.B. März - März), es kann allerdings in einer Zeitschreibung nur ein Jahr dargestellt werden. Für Änderungen ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
Nachname / Vorname / Vorgesetzter / Personalnummer: Allgemeine Daten des Mitarbeiters welche auf den meisten Sheets angezeigt werden. Diese Daten werden auch für Exports an andere Systeme benötigt (z.B. BMD, Infoniqua, ...)
Evangelisch: wenn evangelisch=ja dann ist der Karfreitag ein Feiertag, zu sehen ganz unten im Konfigurationssheet. Ansonsten kein weiterer Einfluss
Arbeitgeber: Es können nur Einträge der Pickliste ausgewählt werden, für Änderungen der Liste ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
Arbeitsverhältnis: Angestellter: Zeitschreibung erfolgt auf Baisis der Soll-Arbeitszeit pro Tag, beim Arbeiter erfolgt die Zeitschreibung über die Anzahl der Stunden/Monat
Dienstbeginn: dient zur Information. Wenn ein Mitarbeiter neu während des Jahres aufgenommen wird und mit der Zeitschreibung neu beginn ist dieses Datum dafür verantwortlich dass vor dem Dientbeginn keine Zeitschreibung eingefordert wird (ansonsten erscheint bei nicht ausgefüllten Tagen eine Fehlermeldung).
Land des Dienstverhältnisses: nur Österreich ist zu 100% unterstützt, es kann auch Deutschland ausgewählt werden. Hier wirkt sich die Einstellung auf die Spesenbereichnung der Reisekostenabrechnung aus, teilweise auch auf die Anzeige der Feiertage. Durch die komplexe Darstellung in Deutschland (Feiertage nur in gewissen Städten oder nur in gewissen Gegenden) wird hier für Deutsche Mitarbeiter nur eine teilweise korrekte Berechnung durchgeführt. Feiertage können im Einzelfall korrekt eingefügt werden. Reisekosten werden ebenfalls weitgehend berechnet, Ausnahmeregelungen (z.B. Geschäftsessen im Ausland) sind nur für österreichische MA konfiguriert.
Tagsatz / Satz km-Geld / Dauer Mittagspause / maximale gesetzliche Arbeitszeit: Einträge entsprechen den gesetzlichen Vorgaben in Österreich, für Änderungen der Liste ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.).
Tagsatzdaten sind unveränderliche Sätze für die ersten 12 Tage bzw ab dem 12ten Tag. Kommt in der Reiseabrechnung zum tragen und wird nur für Mitarbeiter mit Dienstort in Österreich angewandt.
KFZ Kennzeichen, PrivatKFZ ja/nein: Es dürfen nur Kennzeichen und Privat KFZ ja/nein eingegeben werden. Drauf basierend erfolgt in der Reisekostenabrechnung die Berechnung des Kilometergelded (kein km-Geld bei FirmenKFZ bzw vorgegebener Stundensatz bei PrivatKFZ)
Abteilung / Kostenstelle: Da die Daten bei einem automatisierten Auslesevorgang mit den jeweiligen Tools übereinstimmen sind Änderungen für User nicht möglich, für Änderungen der Liste ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
Saldo Vorjahr: damit können Stunden aus vergangenen Zeitzetteln / anderen Systemen übernommen werden (z.B. Übernahme eines Stundensaldos von 20 Stunden aus einer Zeitschreibung 2014 auf 2015)
Dauer Vormittagspause: Arbeitszeit vor der Vormittagspause: wenn eine fixe Vormittagspause vorgesehen ist kann diese hier konfiguriert werden (z.B. 0,25 Stunden Vormittagspause nach 3 Stunden Arbeit)
Achtung! Stunden müssen immer Dezimal mit Dezimalkomma eingegeben werden (z.B. 9,5 für 9:30 Uhr)
VERSCHOBENE ARBEITSZEIT, WOCHENSTUNDEN / MONAT
Verschobene Arbeitszeit: Nur im Bedarfsfall und nur nach Absprache mit dem Vorgesetzen ausfüllen. Die verschobene Arbeitszeit wirkt sich auf die Prämie/Stunde bzw auf die Berechnung der 100% Überstunden aus. Zeiten mit verschobener Arbeitszeit müssen dann auch in der Zeitschreibung auf Tagesbasis als solche gekennzeichnet sein, für Änderungen der Liste ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
verschobene AZ von-bis: hier wird eingetragen über welchen Zeitraum sich die verschobene Arbeitszeit erstreckt. Es gibt die Zeitbereiche vor Mitternacht (xx-24 Uhr) und nach Mitternacht (00.00 Uhr bis xx Uhr). Es handelt sich zwar nur um eine Nachtschicht, diese fällt aber an 2 verschiedenen Tagen an, darum 2 Einträge. Beispiel: verschobene Arbeitszeit von 17.00 - 01.00 Uhr (einmal Bereich 0-1 Uhr, dann Bereich 17-24 Uhr)
Zulage verschobene Arbeitszeit: muss vereinbarungsgemäß eingetragen werden und bezieht sich auf die Zulage pro Anwesenheitsstunde in der verschobenen Arbeitszeit (z.B. Anwesenheit von 9:00 bis 19:00, verschobene Arbeitszeit von 18:00 bis 2:00 = 1 Stunde Zulage verschobene Arbeitszeit), für Änderungen der Liste ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
Bereitschaft: Einträge für Beginn / Ende sowie alle Stundensätze und die Pauschale pro Bereitschaftseinsatz basiert auf der entsprechenden Vereinbarung und darf nicht geändert werden.
Konfiguration Soll-Arbeitszeit und Überstundenpauschalten pro Monat: Hier wird die Soll-Arbeitszeit bzw die Überstundenpauschale für alle Berechnungen der Zeitschreibung eingefügt.
Beispiele für Soll Arbeitszeit pro Tag: bei 38,5 Stunden Woche Eintrag = 7,7 / bei 24,0 Stunden Woche Eintrag = 4,8
Beispiel für Mitarbeiter der am 1.März in das Unternehmen eintritt und dann bis zum Jahresende je 38,5 Wochenstunden arbeitet: Jänner = 0, Februar = 0, März = 7,7 (und auch alle Folgemonate bis Dezember = 7,7). Zusätzlich muss beim Dienstbeginn 1.März eingegeben sein, ansonsten gibt der Zeitschriebungsfile eine Fehlermeldung da die Tage in Jänner/Februar nicht eingetragen wurden
Überstundenpauschale: Je nach Vereinbarung, es kann für jedes Monat die vereinbarte Überstundenpauschale eingegeben werden. Bei einem späteren Eintritt in das Unternehmen gelten die gleichen Regeln wie bei der Sollarbeitszeit (z.B: Jan/Feb Überstundenpauschale = 0, dann 25 etc).
Erleichterte Eingabe: mit den grünen Buttons können Eingaben komfortabler durchgeführt werden. Z.B. durch Druck auf die Taste 38,5 Stundenwoche (Angestellte) kann werden pro Tag für jeden Monat 7,7 Stunden eingefügt. Mit dem Button "JAN in alle Monate kopieren" werden die Einträge welche im Jänner vorgenommen wurden in alle anderen Monate übernommen (Feb bis Dez), somit muss ein Eintrag nur einmal gemacht werden. Bei Angestellten müssen für jeden Tag gleich viele Stunden vorgesehen sein (z.B. 7,7 Stunden) da ein Urlaubstag an einem (normalerweise verkürzten) Freitag das gleiche Gewicht haben muss wie z.B. an einem Montag. Auf diese Art können dann auch die Stunden für 50% Feiertage abgebildet werden (je nach Betriebsvereinbarungen bzw Kollektivvertrag z.B. 24.12. oder 31.12.)
TAGESARBEITSZEIT BZW FEIERTAGE
Tagesarbeitszeit: wenn gewünscht können die Kommt- Geht Zeiten auf vorkonfiguriert werden, damit werden die Kommt/Geht Zeiten automatisch für jeden Tag automatisch eingetragen und der Nutzer muss nur allfällige Änderungen an den Einträgen vornehmen. Grundsätzlich werden die Daten dann aber immer automatisch befüllt.
Bereich ist schreibgeschützt, die Daten werden für die Berechnung der Arbeitszeit in der Zeitschreibung herangezogen. Gesetzliche Feiertage sind 100% (=Soll-Arbeitszeit ist zu 100% frei). Heiliger Abend und Silvester können je nach Vereinbarung / Kollektivvertrag auch mit 50% eingetragen werden (=Soll-Arbeitszeit ist zu 50% frei, z.B. bei 7,7 Stunden Soll AZ müssen 3,35 Stunden gearbeitet werden), für Änderungen der Liste ist ein Entwickler erforderlich (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
Es können auf dieser Basis auch freie Fenstertage (z.B. bei Betriebsvereinbarung) abgebildet werden indem 0%-Feiertage eingetragen werden die in der Zeitschreibung als Fenstertage aufscheinen. Für Kunden aus Deutschland kann die Konfiguration auch so vorgenommen werden dass deutsche Feiertage abgebildet werden. Voreingestellt sind österreichische Feiertage.
TAG/NACHTSÄTZE FÜR AUSLANDSREISEN
Bei der Reisekostenabrechnung können auch Reisen in das Ausland (momentan: Österreich in das benachbarte Ausland sowie Deutschland in wichtigsten Grenzgebiete Richtung Österreich). Eine weitere Konfiguration ist mit wenig Aufwand möglich. Komplexe Reisen mit mehreren Grenzübertritten bzw Flugreisen sind in dieser Zeitschreibung nicht ohne weiteres abzubilden. Es handelt sich um eine Lösung mit wenig Aufwand und hohem Nutzen, nicht allerdings um eine 100% ige Lösung für alle Fälle.