FAHRTENBUCH / REISEABRECHNUNG

In der Reisekostenabrechnung können betriebliche Fahrten erfasst, Tagesdiäten berechnet und Spesen erfasst werden. Die An- und Abfahrtszeiten sind Dezimal mit Dezimalkomme einzufügen (7,5 Uhr statt 7:30 Uhr) und können per Doppelklick links (oder rechter Mausklick - Zeitstempel) eingefügt werden.

Wenn eine Berechnung für eine Auslandsreise gewünscht wird dann kann unter "Set RK" der Punkt "Auslandsreise einschalten" eingeblendet werden. Damit ist die Verfolgung einer Reise vom Heimatort zur Staatsgrenze, die Zeit im Ausland und die anschließende Heimreise von der Grenze retour möglich, es werden dabei die im Konfigurationssheet eingegebenen Konfigurationsätze für die Berechnung herangezogen.

Ort / Reiseziel: hier werden die Daten aus der Zeitschreibung übernommen, diese können (und sollen) allerdings mit den Reisedaten überschrieben werden (Reiseziel, Zweck)

An/Abfahrt: wie alle Zeiteinträge bitte Dezimal mit Dezimalkomma eingeben (7.5 wenn Abfahrt 7:30 Uhr), es kann auch hier per Doppelklick die aktuelle Zeit eingetragen werden.

Bezahlte Essen: bei Reisen in Österreich reduzieren sich die Tagesdiäten beim Bezug von Mahlzeiten (1 Mahlzeit = 6 Stunden der Tagesdiäten werden abgerechnet, 2 Mahlzeiten = keine Tagesdiäten). Bitte nur Österreicher bei Reisen in Österreich verwenden, bei Reisen ins Ausland sind die Regeln etwas anders, Deutsche Mitarbeiter haben ebenfalls andere Regelungen.

Nächtigungsgeld: bei Übernachtungen können auch ohne Belege gewisse Sätze geltend gemacht werden, Details siehe Konfigurationssheet

dienstlich gefahrene km: nur relevant bei Privat KFZ, basierend auf dem amtlichen km-Geld basierend auf dem Konfigurationssheet wird das km Geld berechnet

Anzahl Mitfahrer / Anzahl km mit Mitfahrer: wenn im Privat KFZ weitere (diestliche) Mitfahrer mitbefördert werden steht zusätzlich zum obengenannten KM Geld eine weitere Erhöhung zu (Satz siehe Konfigurationssheet). Da die Distanz die man mit Mitfahrer zurücklegt geringer sein kann als die gesamte Reise muss auch hier noch angegeben werden wie weit man die Mitfahrer befördert hat (z.B. diestlich gefahrene km = 200, Mitfahrer = 2, die beiden Mitfahrer wurden gesamt nur 100km befördert, Anzahl km mit Mitfahrer = 100)

Spesenbeleg / Anmerkung / Grund: allgemeines Feld, hier können Anmerkungen zu den vorher angeführten Einträgen gemacht werden oder es können Spesen eingetragen werden

Kostenträger / Kostenstelle: wenn Spesen verrechnet werden (nur für Spesen! gilt nicht für Taggeld/Diäten/Nachtgeld/kmGeld) muss auch eine Kostenstelle angegeben werden. Die Kostenstelle wie bei der Stundenbuchung per Webupdate ständig aktualisiert werden

Spesen: hier können (belegte) Spesen eingetragen werden. Wenn sich hier ein Wert befindet müssen auch Kostenträger und Spesenbeleg/Grund angegeben sein, sonst erfolgt eine Fehlermeldung

 AUSLANDSREISEN:

Um Auslandsreisen korrekt abbilden zu können müssen zuerst die Spalten für die Auslandsreise eingeschaltet werden (Set RK - Auslandsreise einschalten). Damit ist die Möglichkeit gegeben im Inland bis zu Grenze, dann im Ausland und danach wieder zurück von der Grenze bis zum Ausgangspunkt der Reise jeweils die richtigen Tagsätze hinterlegen zu können.

Beispiel für Auslandsreise:

• 3.Jänner: Ort / Reiseziel = Deutschland/München, Siemensstraße
• Abreise AB1: 6 Uhr, Ende der Reise in Österreich: 8.00 Uhr (Grenzübertritt, Ende des österreichischen Tagsatzes)
• Aufenthalt in Deutschland von 8 bis 13.00 Uhr (wichtig: Eintrag "Deutschland")
• Grenzübertritt bei der Rückreise um 13.00 Uhr, Ankunft Ansgangspunkt um 15 Uhr (mit österreichischem Tagsatz)

Beispiel für Inlandsreise (Auslandsspalten können hier ausgeschaltet bleiben):

• 8.Jänner: Reise nach Linz / Mozartstraße von 7 bis 16 Uhr, Taggeld gesamt = 19,8 Euro, Tagsatz für Österreich ist Default. Wenn Deutschland als Ort des Dienstverrhältnisses angegeben wird dann erfolt die Berechnung per Default für Deutschland
• 9.Jänner: Einkauf in einem lokalen Geschäft von 8 bis 9 Uhr, da die Gesamtzeit unter 3 Stunden bleibt steht kein Taggeld zu - es könnte aber ev. gleichzeitig km-Geld verrechnet werden

Beispiel für Fehleintrag bei Spesenabrechnung

es wurden 20 Euro Spesen eingegeben, aber kein Spesengrund und kein Kostenträger --> Fehleinträger werden rot markiert

korrekte Einträge finden bei den beiden folgenden Einträgen statt, hier werden 10 bzw 30 Euro auf die jeweiligen Kostenträger gebucht

Beispiel für die Berechnung des km-Geldes:

Dienstlich gefahrene km z.B. 100 --> automatische Berechnung des km Geldes auf 42 Euro

Dienstlich gefahrene km z.B. 50 wobei die ganze Strecke ein Mitfahrer anwesend war (1 Mitfahrer, Anzahl km mit Mitfahrer = 50), km Geld ist etwas höher als es ohne Mitfahrer wäre