STUNDENBUCHUNG

Wenn im Konfigurationssheet "Stundenbuchung auf KST erfoderlich" auf "ja" gestellt ist müssen alle in der Zeiterfassung eingefügten Ist-Stunden mit einer Kostenstelle hinterlegt sein, ansonsten erfolgt eine Fehlermeldung. Im Stundenbuchungssheet können die Kostenstellen untereinander eingegegeben werden und mit Stunden bebucht werden.  Es besteht die Möglichkeit diese Stunden per Webupdate auch regelmäßig zu aktualisieren so dass z.B. neue Projekte zentral gepflegt und bei der Eingabe jeweils auf Gültigkeit kontrolliert werden.

EINGABE

Bei Kostenträger / Kostenstelle können die Projekte, Kostenstellen etc eingefügt werden bei denen die Stunden verfolgt werden sollen welche darauf bebucht werden. ACHTUNG: sobald ein Kostenträger eingefügt wurde und Stunden darauf gebucht wurden kann der Kostenträgername nicht mehr verändert werden, damit soll verhindert werden dass später (z.B. im Dezember) wenn frühere Projekte nicht mehr benötigt werden (z.B. aus Jänner) diese einfach überschrieben werden. Der Schreibschutz ist nur mit Entwicklerrechten wieder rückgängig zu machen.

Das Feld mit Zusatzinformationen ist frei verfügbar, hier können Zusaätzliche Infos zum Kostensträger/Kostenstelle eingegeben werden

Kontrolle: Es besteht die Möglichkeit einer Liste mit Kostenträgern online in den Excelsheet zu importieren und die manuell eingegebenen Kostenträger nochmal mit dieser Liste gegenzuchecken. Im vorliegenden Fall wird diese Funktion nicht genutzt und es wird nur angegeben dass die Kostenstelle nicht bekannt ist.

Gesamtstunden: gesamt (über das ganze Jahr) angefallene Stunden auf dem vorliegenden Projekt, unabhängig vom gefilterten Monat.

Buchungen: in den oberen Spalten sind die Ist Stunden lt Zeitschreibung zu sehen (z.B. 8,5 Stunden am 7.Jan), im Anschluss werden in der Projektzeile die Projekte belastet und die Summe der Positionen den Ist Stunden gegenübergestellt. Wenn die Summen nicht übereinstimmen erscheint eine Fehlermeldung sowohl im Zeitschreibungsheet als auch in der Stundenbuchung.

Fallbeispiel:

im vorliegenden Beispiel wurden einige Kostenträger korrekt belastet (siehe grüne Einträge oben in der Übersichtsspalte), gleichzeitig wurden einige fehlerhafte Einträge gemacht:

• am 1.Jänner wurden lt Zeitschreibung 4 Ist-Stunden geleistet, gleichzeitig wurden aber 7 Stunden am 1.Jänner gebucht --> Fehlermeldung (rot markiert)
• weiters wurden in der letzten Zeile Stunden gebucht, es wurde aber kein Kostenträger eingegeben, darum wird auch der Bereich wo der Kostenträger eingegeben werden soll rot hervorgehoben