ZEITSCHREIBUNG

Beginn / Ende 1/2: in diesem Bereich können die Zeiten erfasst werden wann die Arbeit für das Unternehmen beginnt bzw endet. Nach der im Konfigsheet definierten Zeit (Standard: 6 Stunden) wird automatisch eine Mittagspause abgezogen, falls diese Mittagspause länder ist als erlaubt (ebenfalls Konfigsheet, hier 0,5 Stunden) dann muss Kommt/Geht 2 genutzt werden. 
Wenn eine 3te Beginn und Ende Zeit eingefügt werden soll kann diese unter dem Menüpunkt "Set ZS" eingeschaltet werden. Ebenso können auf diesem Weg Ersatzruhezeiten eingeblendet werden

Grund Abwesenheit: Details zu den einzelnen Codes sind im Kommentarfeld der Überschriftszeile zu funden. In dieser Spalte können Abwesenheitszeiten eingetragen werden, z.B. U (Urlaub), K (Krankenstand), P (Pflegeurlaub), ...

Anmerkungen: hier werden automatisch die Abwesenheitscodes in Texte umgewandelt (z.B. Urlaub), weiters werden automatisch Feiertage aus dem Konfigsheet mit eingefügt. Weiters kann der User die bestehenden Formeln ohne Probleme überschreiben und eigene Kommentare einfügen, z.B. eine Dienstreise. Die Einträge aus dieser Spalte werden auch in alle anderen Buchungssheets übernommen (Reisekosten, Spesen, Bereitschaftszeiten)

Zeit A,E,S,T,V: Wenn bei Grund Abwesenheit ein A (Arztbesuch) eingetragen wird dann kann in dieser Spalte die Zeit eingetragen werden die der Arztbesuch gedauert hat. Diese Zeit wird NICHT zu den Istzeiten addiert sondern wird als Teil der Arbeitszeit hier nur dokumentiert.

Beispiel: Arztbesuch von 7 bis 9 Uhr morgens, danach normale Arbeit bis 16.00 Uhr. Korrekter Eintrag: Grund Abwesenheit: "A", Spalte A,E,S,T,V: "2" Stunden, Beginn: 7,0 (!) Ende 16,0

 100% Überstunden angeordnet: 100% Überstunden werden automatisch berechnet, im Feld 100% Überstunden angeordnet muss eingefügt werden ob diese Stunden auch tatsächlich ausgezahlt werden dürfen.

Mittagspause: wird automatisch baisierend auf den Einträgen im Konfigsheet eingefügt

Istzeit / Sollzeit / täglich +-: wird automatisch berechnet

Stundensaldo: wird anhand der täglichen +- Werte automatisch berechnet, am ersten Tag der Zeitschreibung (meist 1.1.20xx) wird mit dem Stundensaldo des Vorjahres die Berechnung begonnen.

Stunden auf Kostenträger: hier werden die gebuchten Stunden pro Tag addiert. Wenn die Ist- Stunden nicht mit den gebuchten Stunden übereinstimmen kommt es zu einer Fehlermeldung (in rot). Ausnahme: wenn im Konfigurationsbereich festgelegt wird dass die "Stundenbuchung auf KST erforlderlich" nicht erforderlich ist (=nein) dann wird auch keine Fehlermeldung ausgegeben sondern die gebuchten Stunden werden hier ignoriert.

Stunden ohne Kostenträger: Zeit die Zeit an für die eine Ist-Zeit vorhanden ist, die aber nicht auf einem Kostenträger gebucht wurde. Normalerweise in Verbindung mit einer Fehlermeldung dass die Stundenbuchung noch nicht korrekt abgeschlossen wurde

ALLGEMEINE PUNKTE / TIPPS:

• wenn Fehler auftreten dann werden die Felder rot dargestellt die zu dem Fehler geführt haben (z.B. wenn Beginn und Ende eingetragen ist und gleichzeitig ein Krankenstand)
• die Zeiteinträge (Beginn/Ende müssen Dezimal mit Dezimalkomma eingetragen werden (z.B. 7,5 für 7:30 Uhr!)
• mit einem Doppelklick links kann in einem Beginn/Ende Feld die aktuelle Zeit eingetragen werden
• mit einem Klick auf die rechte Maustaste kann im Kontextmenü ebenfalls ein Zeitstempel eingefügt werden ("Punkt Zeitstempel")

 FALLBEISPIELE, FEHLERBEHANDLUNG

Beispiel 1: Fehler in der Zeitschreibung werden generell rot dargestellt so dass man sofort sehen kann warum ein Eintrag nicht zulässig ist.

• Hier werden am 2.Jänner Beginn/Ende Zeiten eingetragen während gleichzeitig auch Urlaub eingetragen ist. Beide Einträge sind gleichzeitig nicht zulässig
• Am 3.Jänner wird eine Beginn 2 Zeit eingetragen welches vor dem Ende 1 liegt, dieser Eintrag ist ebenfalls nicht erlaubt
• Bei beiden Einträgen ist am Ende der Übersicher auf "Stunden ohne Kostenträger" rot hervorgehoben, d.h. bei beiden Einträgen wurde noch keine Stundenbuchung auf Kostenträger vorgenommen

Beispiel 2: Eintrag bei 100%igen Überstunden, Warnung wenn 10 Stunden/Tag überschritten werden

• am 3.Jänner ist der Arbeitsbeginn bereits um 5 Uhr, d.h. die Zeit bis 6 Uhr wird automatisch als 100% Überstunde errechnet. Wenn diese 100% Überstunde angeordnet wurde dann muss in der orange hervorgehobenen Spalte "ja" angegeben werden und die Fehlermeldung verschwindet. Wenn der Mitarbeiter diese Zeit unaufgefordert, "privat" am frühen Morgen gearbeitet hat weil er an Schlaflosigkeit leidet dann handelt es sich um keine angeordnete, eigentlich sogar um eine nicht erlaubte Arbeitszeit - in diesem Fall müsste "nein" angegeben werden und es wird zwar die Ist Zeit erfasst, aber keine 100% Überstunde ausgegeben
• da an diesem Tag auch die erlaubten 10 Stunden Gesamtarbeitszeit überschritten werden erscheint ebenfalls automatisch eine Warnung in der Spalte Anmerkungen, d.h. der Eintrag an diesem Tag macht mehrere Probleme gleichzeitig.

Beispiel 3: Eintrag von Ersatzruhezeiten, 100% Überstunden

• ein Mitarbeiter hat Wochenenddienst und arbeitet am Monat. In diesem Fall wir er mit dem Eintrag in "Anmerkung" darauf hingewiesen dass Ersatzruhe erforderlich ist. Standardmäßig ist die Spalte "Ersatzruhe" nicht eingeblendet, d.h. der MA muss unter dem Menüpunkt "Set ZS" die Ersatzruhe erst einblenden. Wenn die Spalte eingeblendet ist dann muss innerhalb der kommenden Woche die Ersatzruhe konsumiert werden indem er in einer der roten Bereiche die am Sonntag geleistete Zeit als ersatzruhe konsumiert (hier würde sich der Dienstag anbieten da dort nur bis 12 Uhr gearbeitet wurde)
• Am Sonntag handelt es sich hier offensichtlich um angeordnete 100%ige Überstunden, dieser Eintrag muss nun in der Spalte "100% Üst Angeordnet" auf JA gesetzt werden
• man sieht dass die Stundenbuchung ebenfalls noch nicht korrekt durchgeführt wurde: am 12.1 wurden die 4 Stunden Sonntagseinsatz noch nicht gebucht, am 14. 1 wurden 7,5 Stunden auf den Kostenträger gebucht obwohl im Moment nur 5 Ist-Stunden angefallen sind - beide Einträge werden rot als Fehler markiert

Beispiel 4: Arztstunden

• Bei Arztbesuchen muss als "Grund Abwesenheit" ein "A" eingetragen werden, die benötigte Zeit ist im Anschluss in Spalte "Zeit A,E,S,T,V" einzufügen. In diesem Fall war der Mitarbeiter INNERHALB (!) der Zeit zwischen 7 bis 16 Uhr 2 Stunden beim Arzt. Es ist allerdings nicht zu erkennen ob dieser Arztbesuch z.B. am Morgen, Mittags oder Abends stattgefunden hat. Beispiel: Arztbesuch von 7.00 bis 9.00 Uhr, im Anschluss Arbeit bis 16.00 Uhr. Die Arztzeit liegt zwischen Beginn und Ende!

 SONDERFUNKTIONEN: Mit Klick auf den Punkt "Set ZS" können die Zusatzfunktionen der Zeitschreibung eingeblendet werden:

• Beginn Ende 3: falls (speziall im Fall von Bereitschaftseinsätzen in der Nacht) mehr als 2x Beginn/Ende eingetragen werden muss kann diese Spalte hier eingeblendet werden. Da die wenigsten Mitarbeiter diese Funktion nutzen ist sie standardmäßig ausgeblendet um die Seite so übersichtlich wie möglich zu halten
• Ersatzruhe: Bei Arbeitseinsätzen am Wochenende / Feiertagen nötig, ist normalerweise ebenfalls ausgeblendet da die wenigstens MA diese Funktion nutzen
• verschobene Arbeitszeit: wenn eine verschobene AZ vereinbart wurde können hier ebenfalls die relevanten Tage markiert werden und die Bezüge werden hier ebenfalls angepasst. Im Konfigurationsbereich kann die Zeit eingefügt werden welcher für die verschobene AZ herangezogen wurde, die Berechnung der 100% Überstunden wird darurch ebenfalls verändert.
• gebuchte Stunden: Anzeige der letzten beiden Spalten in denen die "Stunden auf Kostenträger" bzw "Stunden ohne Kostenträger" berechnet werden können hier ausgeblendet werden
• Abwesenheitszeiten einblenden: hier sind Hilfsspalten zu sehen in denen Urlaubsstunden, Pflgegestunden, Krankenstandsstunden berechnet werden. Ausgeblendet da im Normalfall nicht benötigt
• UEST Korrektur: Wenn im Konfigurationsbereich eine Überstundenpauschale eingegeben wurde dann ist dann werden diese Stunden an jedem Monatsersten automatisch vom laufenden Saldo abgezogen. Diese Berechnung erfolgt automatisch, wenn die Spalte eingeblendet wird dann ist diese Berechnung auch zu sehen.